これで失敗しない！歓送迎会メールの作成ポイントとテンプレート
歓送迎会メールの目的
歓送迎会のメールは、新しく迎える人や送る人を労うためのイベントを円滑に計画・開催するための重要なコミュニケーション手段です。
以下のポイントを押さえたメールを作成することで、参加者にスムーズに情報を伝えることができます。
歓送迎会メールの基本構成
件名: 簡潔で明確な内容にする
例: 「【お知らせ】〇月〇日 歓送迎会のご案内」
宛先: 必要に応じて、全員が返信を確認できる設定にする。
本文:
開始の挨拶
歓送迎会の目的
日時、場所、会費の詳細
出欠の確認と期限
閉めの言葉
歓送迎会メールの具体例
件名:「【重要】4月10日 歓送迎会の詳細と参加確認のお願い」
本文: 各位
お疲れ様です。〇〇部の△△です。
春の訪れとともに、〇〇部にも新しいメンバーを迎え、また惜しまれつつもお別れするメンバーを送る季節となりました。
この機会に感謝と歓迎の気持ちを込めて、歓送迎会を開催いたします。
【歓送迎会詳細】
日時: 4月10日（金）18:30～21:00
場所: グレイドパーク渋谷 (〒123-4567 東京都渋谷区〇〇)
会費: 3,000円（飲み放題付き）
参加確認について: お手数ですが、〇月〇日（〇）までにこのメールに返信する形で、出欠をお知らせください。
注意事項: 会場が貸し切りのため、キャンセルは〇日前までにお知らせいただけますようお願い申し上げます。
皆さまのご参加を心よりお待ちしております！
△△（署名）
注意点
簡潔かつ明確に: 長文すぎると読み手の負担になります。
参加確認の期限: 締切を明確にし、フォローアップメールも送るようにします。
敬意を忘れない: お迎えする方と送る方への感謝の気持ちを伝えましょう。
歓送迎会にはレンタルスペースがおすすめ
レンタルスペースなら自由なレイアウト変更ができ、参加者の人数や目的に合わせた空間作りが可能です！
また、アクセスの良い立地にあり、コストパフォーマンスも優れており、予算に応じて自由に飲食を手配できるメリットがあります。
さらに、カラオケや音響設備などの多彩な設備が整っている場合もあり、エンターテイメント性を高めることができます。
プライベートな空間で、リラックスした新年会を楽しめる点も大きな魅力です。
