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会議のメモは取れたものの、それをどのように議事録としてまとめればよいか悩んでいませんか。

議事録は単なる会話の記録ではなく、会議の要点を整理し、関係者全員が同じ認識を共有するための重要な文書です。

本記事では、誰が読んでもわかりやすい議事録を作成するための具体的なポイントと、避けるべきNG例をご紹介します。

わかりにくい議事録の特徴

まず、読みにくい議事録の共通点を理解しておきましょう。

時系列で発言をそのまま並べただけの議事録は、重要なポイントが埋もれてしまい非常に読みにくくなります。

会議の流れに沿って記録すると、決定事項がどこに書いてあるのか探すのに時間がかかってしまうのです。

また、主語がなく指示語が多い議事録も問題です。

「それについて検討する」「あの件は保留」など、「それ」や「あの件」が何を指すのか不明確だと、会議に参加していなかった人には内容が全く伝わりません。

さらに、事実と意見が区別されていない議事録も混乱を招きます。

会議で決定した事実なのか、誰かの個人的な意見なのかが不明確だと、後々「言った・言わない」のトラブルにつながる可能性があります。

議事録の基本構成要素

わかりやすい議事録には、必ず含めるべき基本的な構成要素があります。

基本情報

議事録の冒頭には、会議名、日時、場所、参加者を明記します。

日時は開始時刻と終了時刻の両方を記載し、場所はオンライン会議の場合は使用したツール名を記載しましょう。

参加者は所属部署と役職も含めて記載すると、誰がどのような立場で発言したのかが明確になります。

議題

会議で話し合ったメイントピックを記載します。

複数の議題がある場合は、それぞれを区別して記載することで、どの議題についての記録なのかが一目でわかります。

決定事項

議事録の中で最も重要な部分です。

会議で何が決まったのかを明確に記載します。

特に、誰が、何を、いつまでに実施するのかを具体的に書くことが重要です。

曖昧な表現を避け、担当者と期限を必ず記載しましょう。

保留事項・今後の課題

会議中に結論が出なかった内容や、次回以降に持ち越しとなった事項を記載します。

これにより、議論すべき内容が流れてしまうのを防ぐことができます。

わかりやすく書くための3つのコツ

議事録を誰が読んでも理解できるものにするためには、いくつかのコツがあります。

結論から書く

各議題について、まず結論や決定事項を先に書き、その後に議論の経緯を補足する形で記載しましょう。

時系列で発言を並べるのではなく、「結論→理由→経緯」の順で整理することで、読み手が要点を素早く把握できます。

これは、ビジネス文書でよく使われるPREP法（Point, Reason, Example, Point）と同じ考え方です。

箇条書きを活用する

決定事項や今後のアクションは、箇条書きでまとめると見やすくなります。

長い文章でダラダラと書くよりも、項目ごとに分けて記載した方が、後から見返したときに必要な情報を探しやすくなります。

ただし、箇条書きにする場合でも、主語と述語を明確にすることを忘れないでください。

5W1Hを意識する

Who（誰が）、What（何を）、When（いつ）、Where（どこで）、Why（なぜ）、How（どのように）を意識して記載することで、情報の抜け漏れを防げます。

特に決定事項やアクションアイテムを記載する際には、この5W1Hが非常に重要です。

例えば、「営業資料を修正する」だけでは不十分です。

「山田さんが（Who）、営業資料の3ページ目のグラフを（What）、11月30日までに（When）、最新データに基づいて修正する（How）」と記載すれば、誰が読んでも正確に理解できます。

事実と意見を区別する

議事録は客観的な記録である必要があります。

会議で決定した事実と、発言者の意見や推測は明確に区別して記載しましょう。

事実は「〇〇に決定した」「〇〇を実施することになった」など、断定的に記載します。

一方、意見や推測については、「〇〇さんは、△△の可能性があると述べた」のように、誰の発言であるかを明記した上で記載します。

この区別を明確にすることで、後から「それは決定事項ではなく、単なる意見だった」といった認識の齟齬を防ぐことができます。

会議後の確認と共有

議事録を作成したら、すぐに共有する前に必ず内容を確認しましょう。

誤字脱字はもちろん、日付や担当者名、期限などの重要な情報に間違いがないかをチェックします。

可能であれば、上司や会議の主催者に一度目を通してもらい、内容に問題がないか確認してもらうと安心です。

確認が完了したら、会議後24時間以内に関係者全員に共有しましょう。

迅速な共有により、決定事項を素早く実行に移すことができます。

まとめ

わかりやすい議事録のポイントは、時系列ではなく項目ごとに整理し、結論から書くことです。

5W1Hを意識し、主語と述語を明確にすることで、誰が読んでも正確に内容を理解できる議事録になります。

事実と意見を区別し、箇条書きを活用することで、読みやすさは格段に向上します。

議事録は会議に参加できなかった人への重要な情報共有ツールであり、後々の証拠資料としても機能します。

本記事で紹介したポイントを実践して、信頼される議事録作成を目指してください。

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■最寄り駅: 東京メトロ各線　新宿三丁目駅 E2出口より徒歩3分
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