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1. 展示会運営の基本とは？

1-1. 展示会とは？目的とメリット

展示会とは、企業や団体が自社の商品やサービスを紹介し、来場者と商談や交流を行うイベントです。主な目的には以下があります。
新規顧客の獲得：見込み客との接点を増やす
ブランド認知度向上：業界内でのプレゼンス強化
商談・契約の促進：直接対話で成約につなげる
競合・市場調査：業界トレンドや競合の動向把握
展示会に出展することで、ターゲット層と直接コミュニケーションを取れる点が大きなメリットです。

1-2. 出展者・主催者・来場者の役割

展示会には主に 出展者・主催者・来場者 の3者が関わります。
出展者（企業・ブランド）：ブースを設け、製品やサービスをPR
主催者（イベント運営会社・業界団体）：会場の確保や全体運営を担当
来場者（一般顧客・業界関係者）：新製品の情報収集や商談を目的に参加
各立場の役割を理解し、スムーズな運営を行うことが成功のカギとなります。

2. 展示会の企画・準備（6ヶ月〜3ヶ月前）

2-1. 目的・ターゲットの明確化

展示会の成功は 目的設定 にかかっています。以下のような具体的なゴールを決めましょう。
・新規リードを〇件獲得する
・既存顧客との関係を深める
・商品の認知度を〇％向上させる
ターゲット（BtoB企業向け / 一般消費者向け など）を明確にし、戦略を立てます。

2-2. 会場選定と予約のポイント

会場の選定は アクセスの良さ や 出展者・来場者数 を考慮して決めます。
・交通の便が良い（最寄駅からのアクセス）
・会場の規模やレイアウトが適切か
・過去の展示会実績があるか
人気の会場は早めに予約が埋まるため、6ヶ月前には確保 しておきましょう。

2-3. 予算計画とスケジュール管理

展示会運営にはさまざまなコストがかかります。
◾️主な費用項目
・ 出展ブース費用（小間料金）
・ ブース装飾・デザイン費用
・ スタッフの人件費・交通費
・ ノベルティや配布資料の制作費
・ PR・広告費（SNS広告、DM送付 など）
◾️スケジュール例（6ヶ月前〜当日）
・ 6ヶ月前：出展申し込み、会場確保
・ 3ヶ月前：ブース設計・広告戦略の準備
・ 1ヶ月前：ノベルティ・配布資料の手配
・ 1週間前：最終リハーサル
スムーズな進行のため、ToDoリストを作成して管理すると良いでしょう。

2-4. 出展者募集・協賛企業の獲得

展示会の規模によっては、複数の企業を集めたり、スポンサーを募ったりする必要があります。
・業界団体や企業リストからアプローチ
・過去の出展者に声をかける
・早期申し込み割引や特典を設定
協賛企業を増やすことで、イベントの運営資金を確保しやすくなります。

3. 出展ブースの設計と集客戦略（3ヶ月〜1ヶ月前）

3-1. ブースデザインのコツ（導線・装飾・照明）

来場者が立ち寄りやすい 魅力的なブース を作ることが重要です。
・オープンなレイアウト（入りやすい設計）
・アイキャッチとなる装飾（大きなロゴ・ポスター）
・照明で演出（スポットライトで商品を強調）
・動線設計（人がスムーズに移動できるスペース確保）
「目立つ・入りやすい・滞在しやすい」ブース作りを意識しましょう。

3-2. PR戦略（SNS・メール・広告活用）

事前の集客を成功させるために、SNSや広告を活用します。
・SNS活用（Twitter, Instagram, LinkedIn）
→ 出展情報や特典を定期的に発信
・メールマーケティング（既存顧客・見込み客に招待メール）
→ 来場予約フォームを設置し、事前登録を促す
・業界メディア・プレスリリース
→ メディアに取り上げてもらうことで認知度アップ
「事前にどれだけの人に興味を持ってもらえるか」が成功のカギになります。

3-3. ノベルティ・資料の準備

展示会での印象を高めるために、ノベルティや配布資料を用意しましょう。
・ ノベルティ例（エコバッグ、ボールペン、クリアファイル など）
・ 会社・商品紹介資料（A4サイズのパンフレット、QRコード付き）
・ サンプル品の配布（食品・化粧品・ガジェットなど）
特に 実用性が高く、ブースを思い出せるノベルティ が効果的です。

4. 当日の運営マニュアル（1週間前〜当日）

4-1. スタッフの役割分担・マニュアル作成

展示会当日は、スムーズな運営のために スタッフの役割を明確にし、詳細なマニュアルを用意 することが重要です。
受付スタッフ：来場者の対応・名刺回収・パンフレット配布
ブース説明スタッフ：製品やサービスの説明・デモンストレーション
商談スタッフ：見込み顧客との商談・リード管理
誘導スタッフ：ブース内の案内・混雑緩和対応
トラブル対応スタッフ：設備トラブルや急な対応を担当
各スタッフには、 シフト表と業務マニュアル を事前に配布し、役割をしっかり理解させておきましょう。

4-2. 受付・誘導・トラブル対応のポイント

受付 では、来場者がスムーズにブースを訪問できるよう、以下の準備をしておきます。
・来場者リスト管理（事前登録者の確認）
・名刺交換・QRコード管理（データ化できるツールを用意）
・パンフレット・ノベルティの配布
誘導・案内 のポイントは、来場者にストレスなくブース内を回ってもらうことです。
・混雑時は案内スタッフを増やす
・ブースの入り口と出口を明確にする
・混雑時の待機スペースを確保
トラブル対応 のために、以下の事前対策を行いましょう。
機材チェック（マイク・PC・ディスプレイなど）
緊急連絡先の共有（会場管理者・主催者）
スタッフ間の連絡手段を統一（トランシーバーやチャットツール）

4-3. 展示物・機材のチェックリスト

当日の混乱を防ぐため、 チェックリスト を作成し、前日までに確認しておきましょう。
パンフレット・カタログの数量確認 ノベルティ・サンプル品の準備
PC・タブレット・ディスプレイの動作確認
電源タップ・延長コード・Wi-Fi環境のチェック
名刺・リード管理ツールの設定
展示会当日は、 余裕を持って準備を完了させる ことが成功のカギです。

5. 展示会後のフォローアップ（終了後〜1ヶ月後）

5-1. アンケート・フィードバックの回収

展示会の成果を最大化するには、 来場者の意見を収集し、改善点を把握 することが重要です。
・アンケートを実施（Googleフォーム・QRコード活用）
・スタッフからのフィードバック収集（運営の課題点を記録）
・SNS・メールで感謝のメッセージを送信
アンケートでは、以下の質問を含めると有益な情報が得られます。
今回の展示会で興味を持ったサービスは？
ブースの分かりやすさ・対応の印象は？
今後の商談につながる可能性は？

5-2. リード獲得・商談フォロー

展示会後のフォローが売上につながる ため、リード管理とアプローチが欠かせません。
・名刺・リード情報の整理（CRMツールで管理）
・商談につながる顧客への優先フォロー
・メルマガ・SNSで継続的な情報発信
リードの種類ごとに対応を分けると、効果的なフォローが可能です。
即商談につながる顧客：1週間以内にアポを設定
興味はあるが未確定の顧客：2週間後にメールフォロー
今は関心が低い顧客：メルマガ・SNSで定期的に接点を持つ

5-3. 成果分析と次回への改善点

次回の展示会を成功させるために、成果の振り返りを行います。
・KPIを測定（リード数、商談数、成約数）
・ 成功点・改善点をリスト化
・次回の出展計画を検討
データを元に、 どの施策が効果的だったか を分析し、次回の戦略に活かしましょう。

まとめ

展示会を成功させるには、計画・運営・フォローアップの3つのステップ を最適化することが重要です。
計画段階では 目的やターゲットを明確にし、ブース設計や集客戦略を徹底 します。
運営当日は、スタッフの役割を明確にし、スムーズな受付・案内を実施 し、来場者との接点を最大化。
終了後は、アンケートやリード管理を行い、迅速なフォローアップ で商談につなげます。
適切な準備と運営を徹底し、成果の出る展示会を実現しましょう。

都内・駅近展示会におすすめの会場

展示会の成功には、会場選びが最も重要な要素となります。
適切な会場を選ぶためには、展示会の目的に合った場所を選び、アクセスの良さや設備の充実度を確認することが大切です。
特にターゲット層に合わせた展示会会場の選定が成功のカギとなります。

グレイドパーク表参道

ホワイトを基調とした清潔感のある空間に木目調のアクセントでレンタルスペース・パーティー会場🌿
◆営業時間 9:00~22:00
◆収容人数 立食120名、スクール形式75名、着席〜66名
◆広さ 全体面積211.6㎡
〜おすすめポイント〜
♢表参道駅 A3番出口より徒歩2分の好立地で来場者もアクセスしやすい！
♢控え室あり！

♢調光や調色も可能なため、コンセプトに合わせた会場作りが可能！

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グレイドパーク南青山

ロケ撮影実績多数！！装飾も自由なゆったりとしたカフェ空間！ブラインドを開ければ自然光も差し込みます♪
◾️最寄り駅：東京メトロ銀座線「外苑前駅」1a出口より徒歩5分
◾️収容人数： チェア＋デスク～30名 チェアのみ～39名
◾️料金：6,820円〜/1h
〜おすすめポイント〜
♢ゴミ回収無料！
♢常設無料備品多数！

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グレイドパーク池袋

木のぬくもりを感じるカフェ空間！西池袋公園に面した通りに位置するグレイドパーク池袋はアクセス抜群です♪
◾️最寄り駅：JR線「池袋駅」西口より徒歩5分
◾️収容人数：カフェスペース側～12名 シアター形式～27名 ソファ着席～20名 余剰椅子～4名 着席最大～63名 立食最大～80名
◾️料金：15,620円〜/1h
〜おすすめポイント〜
♢ゴミ回収無料！
♢ミラーボールが回る空間もあり、非日常を演出！

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グレイドパーク恵比寿

白を基調としたナチュラルで明るい雰囲気の会場。
◆「恵比寿駅」西口より徒歩5分
◆営業時間：9:00〜22:00
◆収容人数：1F立食：～100名　2階立食：～40名　1F着席：～96名
〜おすすめポイント〜
♢路面店のため、搬出入しやすい！
♢2階は控室としてもご利用可能！

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グレイドパーク新宿

ヒルトン東京の地下1Fに生まれた、緑溢れる公園のようなパーティ会場。
クロークや控え室・バーカウンターもあり、結婚式2次会にも人気。
◆「西新宿駅」2番出口より徒歩2分
◆営業時間：9:00〜22:00
◆収容人数：立食最大：～120名　着席最大：～56名
〜おすすめポイント〜
♢控室あり！
♢他にはないおしゃれな照明デザイン！

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